Pour maîtriser nos engagements, Webnet met en œuvre de multiples
outils.
Ces outils couvrent l'ensemble du cycle de vie des projets de
nos clients :
- Des outils de suivi d'avancement et de planification utilisés à
chaque étape projet ;
- Des gestionnaires de sources (Git ou SVN) ;
- Des outils techniques notamment Jenkins pour fiabiliser les
développement et leurs déploiements ;
- Des outils d'analyse de la qualité du code comme Sensio Insight
ou Sonar ;
- Un outil de suivi des demandes (ticketing) particulièrement
adapté aux phases de recette et de maintenance ;
- Un extranet qualité diffusant à nos clients des indicateurs sur
notre performance sur leurs projets
Planification
La planification et le suivi de l'avancement seront par défaut
assurés à l'aide de l'outil Microsoft Project. En
complément de cet outil, le suivi de l'avancement est également
assuré par l'outil interne Webnet ORPE.
Ces outils de management du projet (ORPE et GANTT) sont
accessibles en temps réel à tous les intervenants du projet
Webnet.
Chaque semaine, le relevé des temps passés et l'estimation des
restes à faire par tâche et intervenant permettent la mise à jour
de l'ORPE et la modification éventuelle du planning fin. Le
Responsable de Contrat Webnet suit ainsi un plan de charge
détaillé, permettant la gestion au plus juste de l'équipe
projet.
Microsoft Project
Au lancement du projet, le Responsable de Contrat Webnet
détaille la définition des charges de travail associées aux tâches
élémentaires, pour chaque intervenant du projet. Il élabore ainsi
un planning fin, par tâche, intervenant et semaine afin de réaliser
un planning Gantt détaillé.
Le planning Gantt détaillé est régulièrement mis à jour tout au
long du projet.
Webnet ORPE
Le suivi de l'avancement du projet en regard de la planification
initiale est également assuré à l'aide d'un outil interne Webnet,
le tableau de marche ORPE (Objectif, Réalisé, Prévu en plus,
Ecart prévisionnel), dont nous expliquons le principe ici
:
L'ORPE est un tableau à double entrée qui, pour chaque membre de
l'équipe et pour chaque tâche qui lui est confiée, fixe un objectif
en nombre de jours à passer : c'est le O de
(O)bjectif.
Un relevé du travail réalisé est effectué avec une périodicité
au plus hebdomadaire, ce qui permet de détecter les dérives
éventuelles et d'apporter les corrections suffisamment tôt. Ce
relevé du travail alimente donc, face à chaque objectif, le
compteur du travail (R)éalisé.
Le seul constat du travail fait ne suffit pas : il doit être
complété par le (P)révu en plus pour clore la
tâche confiée à la ressource.
L'avance ou le retard à la clôture de chaque tâche (et en
consolidation, automatiquement, à fin du projet) est à chaque
moment déduit automatiquement, tâche par tâche et ressource par
ressource, par la formule : (E)cart = (O)bjectif -
(R)éalisé - (P)révu en plus.
Une des clés de l'efficacité et donc de la réussite de cet outil
est la communication large sur les objectifs et les écarts
observés, qui est alors garante de transparence, d'émulation et de
motivation pour l'équipe de réalisation.
Une autre clé de la réussite est la finesse
avec laquelle ces objectifs sont donnés : le Chef de projet Webnet
doit fixer des objectifs fins et donc segmenter le travail à
réaliser en tâches élémentaires suffisamment nombreuses pour être
des jalons faciles à suivre par la personne qui réalisera le
travail.
Outil de ticketing
L'extranet support clients de Webnet comporte 2 rubriques
principales :
- une page d'accueil personnalisable ;
- un espace dédié aux projets.
La page d'accueil personnalisable
Cette page est personnalisable par les utilisateurs selon leur
besoin en termes de suivi de l'activité sur les projets.
Chaque utilisateur a la possibilité d'ajouter les éléments
suivants sur sa page d'accueil :
- « Demandes qui me sont assignées » : permet
d'obtenir un tableau de bord contenant uniquement les demandes qui
m'ont été assignées.
- « Demandes surveillées » : Un utilisateur a la
possibilité de suivre précisément toutes les actions d'une demande.
Ce module lui permet de visualiser rapidement toutes les demandes
en cours de surveillance.
- « Documents » : Ce module permet aux
utilisateurs de suivre l'activité concernant les documents
rattachés à leur document.
- « Demandes soumises » : Ce module permet
d'afficher toutes les demandes récemment soumises.
- « Calendrier » : Ce module affiche un
calendrier contenant un résumé des actions réalisées sur l'ensemble
des projets.
Espace projet
Dans le menu « Projet », chaque utilisateur
dispose de la liste des projets auxquels il est affecté.
L'utilisateur peut se rendre dans l'espace du projet en cliquant
sur le nom du projet.
L'espace « Projet » possède les modules suivants :
- « Aperçu » : Permet d'afficher le suivi des
demandes sous forme de synthèse par type de fiche ainsi que la
liste des intervenants sur ce projet.
- « Activité » : Permet d'afficher l'ensemble
des actions réalisées sur ce projet durant la semaine en cours. Il
est possible de se déplacer dans le temps en utilisant les boutons
« Précédent » et « Suivant ».
- « Demandes » : Permet d'accéder à la liste des
demandes. Chaque utilisateur a la possibilité d'effectuer des
filtres personnalisés.
- « Nouvelle demande » : Permet de créer une
nouvelle demande rattachée à ce projet.
- « Documents » : Permet de visualiser
l'ensemble des documents du projet.
- « Fichiers » : Permet d'accéder à l'ensemble
des livrables mis à disposition par Webnet.