Collaboratif

La notion de solutions collaboratives que nous décrivons ici rassemble un certain nombre de finalités, parmi lesquelles :

• la collaboration : Réseaux Sociaux d'Entreprise (RSE) et espaces collaboratifs ;
• la gestion unifiée des contenus d'entreprise : ECM (Enterprise Content Management System) et GED.

RSE et espaces collaboratifs

Le concept de Réseau Social d'Entreprise a émergé en 2008, comme une extension de l'intranet souvent très statique de l'entreprise à des fonctions collaboratives, parmi lesquelles : annuaires, flux d'activité (qui fait quoi et qui suit quoi, qui est présent), constitution de groupes et mise en relation, FAQ, agendas partagés, base documentaire, messagerie instantanée, tweet, blogs, wikis, forums....

Les dirigeants commencent à percevoir l'intérêt pour leurs entreprises de ces outils :

• En interne, ils constituent un formidable outil RH, en rendant les salariés acteurs de leur identité sur le réseau, en leur donnant des signes de reconnaissance (appréciations des autres utilisateurs), en favorisant le travail en commun ; ils permettent également de canaliser l'activité sociale internet des individus sur des préoccupations utiles à l'entreprise ;
• Ils permettent une véritable capitalisation des connaissances, et leur partage au plus grand nombre ;
• Lorsqu'ils sont ouverts à une cible externe (clients, partenaires...), ils permettent à l'entreprise de mieux connaitre ces acteurs externes, de répondre davantage à leurs préoccupations, de tisser ainsi avec eux un lien plus étroit dans une communauté, et donc de renforcer la force et la présence de la marque.

Les projets de RSE

Les projets de mise en place de RSE demandent une démarche particulière :

• Un fort accompagnement au changement est nécessaire, tant auprès des utilisateurs qui doivent être en confiance dans l'utilisation de ce nouvel outil qui peut être vu comme un moyen de surveillance, que des commanditaires, qu'il faut habituer à la liberté de ton que ces solutions engendrent ;
• Il faut intégrer l'outil retenu au système d'information de l'entreprise (annuaire, portail, intranet, ged, etc.) ce qui demande un savoir faire en termes d'intégration applicative ; il faut également étudier l'utilisation éventuelle de l'outil sur terminaux mobiles.

Gestion des contenus d'entreprise (ECM et GED)

La notion d'ECM fédère les fonctionnalités offertes par les outils de gestion de contenus (CMS), la gestion documentaire (GED) ainsi les portails d'accès unique aux systèmes d'information de l'entreprise.

Les entreprises constatent en effet chaque jour la nécessité de pouvoir accéder de façon simultanée à des données structurées (ie extraites de bases de données, de fichiers formatés), à des informations non structurées présentes au sein de documents (word, excel, pdf...) ou de documents scannés, ou bien encore à des contenus ou services disponibles par le biais d'applications du système d'information de l'entreprise ou externe à cette entreprise.

Elles sont également confrontées aux obligations règlementaires, qui les contraignent à pouvoir tracer et justifier le cycle de vie de leurs informations, ainsi qu'à la nécessité de capitalisation et de partage de leurs connaissances.

C'est pour traiter ces différentes problématiques que les outils d'ECM ont vu le jour. Les projets d'ECM, comme ceux de RSE, passent par des étapes particulières :

• La cartographie des données et services : sources des informations, pertinence, formats, fréquences d'actualisation, droits d'accès...
• L'intégration des informations au portail : connecteurs, transformations, scan de documents papier...
• La gestion du stockage de l'information ;
• La conduite du changement, là aussi fondamentale.

Les solutions

Webnet a développé un réel savoir-faire sur plusieurs solutions collaboratives, standards du marché :

• Microsoft Sharepoint ;
• eZ Teamroom (solution communautaire du portail eZpublish) ;
• eGroupware ;
• BlueWiki...

Les consultants Webnet sont par ailleurs à même d'intégrer à votre existant des composants tels que blogs, wikis, forums...