La notion de solutions collaboratives que nous décrivons ici
rassemble un certain nombre de finalités, parmi lesquelles :
- la collaboration : Réseaux Sociaux d'Entreprise (RSE) et
espaces collaboratifs ;
- la gestion unifiée des contenus d'entreprise : ECM (Enterprise
Content Management System) et GED.
RSE et espaces collaboratifs
Le concept de Réseau Social d'Entreprise a émergé en 2008, comme
une extension de l'intranet souvent très statique de l'entreprise à
des fonctions collaboratives, parmi lesquelles : annuaires, flux
d'activité (qui fait quoi et qui suit quoi, qui est présent),
constitution de groupes et mise en relation, FAQ, agendas partagés,
base documentaire, messagerie instantanée, tweet, blogs, wikis,
forums....
Les dirigeants commencent à percevoir l'intérêt pour leurs
entreprises de ces outils :
- En interne, ils constituent un formidable outil RH, en rendant
les salariés acteurs de leur identité sur le réseau, en leur
donnant des signes de reconnaissance (appréciations des autres
utilisateurs), en favorisant le travail en commun ; ils permettent
également de canaliser l'activité sociale internet des individus
sur des préoccupations utiles à l'entreprise ;
- Ils permettent une véritable capitalisation des connaissances,
et leur partage au plus grand nombre ;
- Lorsqu'ils sont ouverts à une cible externe (clients,
partenaires...), ils permettent à l'entreprise de mieux connaitre
ces acteurs externes, de répondre davantage à leurs préoccupations,
de tisser ainsi avec eux un lien plus étroit dans une communauté,
et donc de renforcer la force et la présence de la marque.
Les projets de RSE
Les projets de mise en place de RSE demandent une démarche
particulière :
- Un fort accompagnement au changement est nécessaire, tant
auprès des utilisateurs qui doivent être en confiance dans
l'utilisation de ce nouvel outil qui peut être vu comme un moyen de
surveillance, que des commanditaires, qu'il faut habituer à la
liberté de ton que ces solutions engendrent ;
- Il faut intégrer l'outil retenu au système d'information de
l'entreprise (annuaire, portail, intranet, ged, etc.) ce qui
demande un savoir faire en termes d'intégration applicative ; il
faut également étudier l'utilisation éventuelle de l'outil sur
terminaux mobiles.
Gestion des contenus d'entreprise (ECM et GED)
La notion d'ECM fédère les fonctionnalités offertes par les
outils de gestion de contenus (CMS), la gestion documentaire (GED)
ainsi les portails d'accès unique aux systèmes d'information de
l'entreprise.
Les entreprises constatent en effet chaque jour la nécessité de
pouvoir accéder de façon simultanée à des données structurées (ie
extraites de bases de données, de fichiers formatés), à des
informations non structurées présentes au sein de documents (word,
excel, pdf...) ou de documents scannés, ou bien encore à des
contenus ou services disponibles par le biais d'applications du
système d'information de l'entreprise ou externe à cette
entreprise.
Elles sont également confrontées aux obligations règlementaires,
qui les contraignent à pouvoir tracer et justifier le cycle de vie
de leurs informations, ainsi qu'à la nécessité de capitalisation et
de partage de leurs connaissances.
C'est pour traiter ces différentes problématiques que les outils
d'ECM ont vu le jour. Les projets d'ECM, comme ceux de RSE, passent
par des étapes particulières :
- La cartographie des données et services : sources des
informations, pertinence, formats, fréquences d'actualisation,
droits d'accès...
- L'intégration des informations au portail : connecteurs,
transformations, scan de documents papier...
- La gestion du stockage de l'information ;
- La conduite du changement, là aussi fondamentale.
Les solutions
Webnet a développé un réel savoir-faire sur plusieurs solutions
collaboratives, standards du marché :
- Microsoft Sharepoint ;
- eZ Teamroom (solution communautaire du portail eZpublish)
;
- eGroupware ;
- BlueWiki...
Les consultants Webnet sont par ailleurs à même d'intégrer à
votre existant des composants tels que blogs, wikis, forums...